Behutsam umgezogen
Wir haben den kompletten Auftritt vom veralteten System auf eine solide WordPress-Basis umgezogen. Jede alte Adresse führt weiter ans richtige Ziel - wer die Gemeinde über eine Suchmaschine fand, findet sie auch heute noch.
Eine Gemeinde mit 25.000 Einwohnern, eine Hauptseite und drei weitere Auftritte für Bürgerbüro, Bauamt und Tourismus. Dazu Pflichten, die kein Unternehmen kennt: Die Website muss barrierefrei sein, den Datenschutz einhalten und für jeden Bürger funktionieren - vom Bauantrag bis zur Terminbuchung. Seit 2019 tragen wir die technische Verantwortung mit.
Die alte Website lief auf einem System, das der Hersteller längst aufgegeben hatte. Gleichzeitig wuchsen die Anforderungen: Das Gesetz verlangt von Behörden eine barrierefreie Website, die Bürgerinnen und Bürger erwarteten Online-Angebote wie Terminbuchung und Formulare zum Herunterladen. Die Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit wurde jedes Jahr größer.
Die hauseigene IT bestand aus zwei Mitarbeitern, die schon die gesamte Verwaltungstechnik stemmen mussten. Für die Website blieben weder Zeit noch Spezialwissen - die Aufgabe brauchte einen eigenen Dienstleister.
Die Verwaltung vergab den Betrieb deshalb an einen Spezialisten: einen Partner, der weiß, wie eine Verwaltung arbeitet, der Datenschutz vertraglich sauber regelt - und der zuverlässig liefert, ohne dass man ihm hinterhertelefonieren muss.
Schritt für Schritt, mit verlässlichen Stichtagen und klarer Absprache mit der Verwaltung, haben wir den Auftritt auf sichere Beine gestellt. Kein Tag Ausfall, kein verwaister Link.
Wir haben den kompletten Auftritt vom veralteten System auf eine solide WordPress-Basis umgezogen. Jede alte Adresse führt weiter ans richtige Ziel - wer die Gemeinde über eine Suchmaschine fand, findet sie auch heute noch.
Gute Lesbarkeit, Bedienung ohne Maus, Vorlesbarkeit für blinde Menschen, wichtige Inhalte in Leichter Sprache: Die Website erfüllt heute die gesetzlichen Vorgaben zur Barrierefreiheit nach BITV, die auf den international üblichen WCAG-Regeln aufbaut - schriftlich nachweisbar für die Verwaltung.
Für Bürgerbüro, Standesamt und Bauamt haben wir eine Online-Terminbuchung aufgebaut - mit den echten Sprechzeiten der Sachbearbeiter und einer freundlichen Erinnerung per E-Mail.
Bürgerdaten sind sensibel. Alle Daten bleiben auf Servern in der EU, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist mit dem Datenschutzbeauftragten abgestimmt und jederzeit prüfbar. Die technischen Details übernehmen wir.
An drei Vormittagen haben wir den Inhalts-Verantwortlichen der Fachbereiche gezeigt, wie sie ihre Seiten selbst pflegen - und zwar so, dass sie zugänglich bleiben. Kommt jemand Neues ins Team, schulen wir einfach nach.
Updates spielen wir außerhalb der Sprechzeiten ein und probieren sie vorher an einer Kopie der Website aus - Termine bleiben buchbar. Regelmäßig prüfen wir auch, ob alles zugänglich bleibt. Ohne dass jemand daran erinnern muss.
Aus einer Zusatzaufgabe für zwei IT-Mitarbeiter wurde eine geregelte Routine mit klarer Zuständigkeit - und aus der Website ein Angebot, das die Bürger tatsächlich nutzen.
Drei Monate nach dem Start wurden 62 % aller Termine online gebucht - und die Wartezeit am Empfang des Bürgerbüros hat sich halbiert. Das neue Terminsystem stand pünktlich zum Stichtag, den der Gemeinderat vorgegeben hatte.
Seine Anfragen landen direkt bei der festen Ansprechperson, die seine Websites betreut; wir antworten innerhalb von 24 Stunden an Werktagen. Einmal im Monat bekommt er einen Bericht in Klartext für seine internen Pflichten - und wenn ein politischer Termin es erfordert, kommen wir auch persönlich vorbei.
Ein fester monatlicher Betrag für die laufende Betreuung, klare Festpreise für wiederkehrende Wünsche: Die Kämmerei weiß auf den Euro genau, was die Websites im Jahr kosten. Keine Überraschungen - in einer Verwaltung ist das Gold wert.
„HTMLHELD versteht, dass wir keine Agentur sind, sondern eine Verwaltung. Sie liefern, sie melden sich, sie halten sich an die Auftragsverarbeitung. Genau das brauchen wir.“
Wir kennen die Anforderungen einer Verwaltung - von der Barrierefreiheit bis zur Haushaltsplanung. Erzählen Sie uns unverbindlich, wo Sie stehen. Sie bekommen einen klaren Vorschlag, auch in einem förmlichen Verfahren.